Cuando Dios sacó al hombre a patadas del Paraíso le acomodó el “ganarás el pan con el sudor de tu frente”. Pero como el de arriba cometió el error de hacerle creer a los de abajo que eran inteligentes, solo era cuestión de tiempo para que estos dañaran la idea original y le agregaran esa pérdida de tiempo institucionalizada que en todas las oficinas se conoce como “la reunión”.
Para hacer una reunión se necesitan varias cosas. Primero, que en el momento de su convocatoria todo el mundo esté ocupado haciendo cosas productivas, que deberán interrumpir para explicarle a los demás porque no deben interrumpirse.
Segundo: Es indispensable que haya un jefe preocupado por la puntualidad, agilidad, y productividad. Este jefe llegará tarde, hablará la mayor parte del tiempo de temas intrascendentes e interrumpirá periódicamente el encuentro para atender llamadas personales.
Tercero: Debe haber un tema, muy concreto en su planteamiento, y absolutamente etéreo en su exposición. Así, se puede convocar una reunión para definir la “Misión y Visión”, en la cual se demorarán tres días definiendo cuales son los objetivos generales, específicos y particulares de una fábrica de tachuelas. Solo hay algo claro. En ninguna parte puede decir “hacer y vender tachuelas”.
Cuarto: Los jefes convocan reuniones para escuchar puntos de vista sobre sus propuestas (las de los jefes), las cuales serán ejecutadas de todas formas. Luego cuando el superior dice “tengo esta idea, ustedes que opinan”, la traducción es “voy a hacer esto, denme opiniones que refuercen mi opinión inobjetable”.
Quinto: Las reuniones hay que prepararlas... una vez. La primera. De resto el truco consiste en escoger el momento clave para que el discurso se adapte. Así, si se habla de salarios es bueno decir “el margen de los costos determina la incidencia del valor agregado en el proceso productivo”, frase igualmente aplicable a proveedores, clientes, capital de trabajo, ventas, e incluso temas realmente importantes, como si se va a cambiar la greca por una más grande.
Sexto: La duración es directamente proporcional a la cantidad de trabajo pendiente. Si no hay nada que hacer, durará cinco minutos. Si tengo informes acumulados de tres días, estoy en cierre, o me llegó un cliente con un pedido que demanda horas extras; en el mejor de los casos el encuentro durará toda la mañana o toda la tarde.
Y lo mejor será el punto final del temario.
Conferencia sobre uso eficiente del tiempo.
